مدیریت فرایندها

مدیریت فرایندها چیست و چه کاربردی دارد؟

پایه و اساس اصلی سازمان ها و کسب و کارها، فرایندها می باشند. درک و بهبود فرایندها موجب موفقیت سازمان ها و کسب و کارها می شوند. به گفته گارتنر مدیریت فرایندها 70 درصد موفقیت سازمان را پوشش می دهد. ارزیابی و بررسی تک تک فرایندها و روابط بین آ ن ها مایه حیات کسب و کار و سازمان می باشد. سازمان ها برای رقابت با یکدیگر نیاز به شناخت دقیق فرایندهایی دارند که روش ها و اقدامات را به عنوان ورودی دریافت کرده و در قالب خروجی در اختیار مدیران کسب و کار و سازمان قرار می دهد. برای درک و کار با فرایندها، سازمان ها نیاز به مدیریت فرایند دارند تا بتوانند نیازهای مشتریان را برآورده ساخته و ارزش آفرینی کنند. مدیریت فرایند امروزه به عنوان دغدغه و چالش اصلی کسب و کارها و سازمان ها برای تصمیم گیری، انجام وظایف خود به صورت موثر در زمان مناسب، کاهش هزینه ‌ها به همراه درآمد و بهره وری بالا است. در هر کسب و کار برای مدیریت فرایند باید آن ها را طبقه بندی کرد تا بتوانند از منابع برای تبدیل درونداد به برونداد استفاده کنند. در آموزش نرم افزارهای صنایع و مدیریت، آموزش مديريت فرآيندها محبوب و پرطرفدار است. حال که با اهمیت مدیریت فرایند آشنا شدیم در ادامه به تعریف آن می پردازیم.

مدیریت فرایندها چیست؟

مدیریت فرایندها یا BPM خلاصه شده عبارت Business Process Management به مجموعه رویکردهای مدیریتی، ابزارها و تکنیک هایی گفته می شود که برای کشف، طراحی، مدلسازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری و ارزیابی روند فعالیت های تجاری به کار گرفته می شود. مدیریت فرایندها باعث می شود مدیریت سیستم، سازمان، نیروی انسانی و مشتریان به آسانی و کارامد انجام شود. مدیریت فرایندها یک چرخه تکرارپذیر بوده و از طریق رویکردهای فناوری جدید منسجم، هماهنگ و ساختاریافته برای بهبود و بهینه سازی کسب و کار و فعالیت های تجاری استفاده می شود. مدیریت فرایندها با بررسی و ارزیابی کل روند تجاری سازمان ها، به مدیران سازمان و کسب و کار در نظارت موثر بر فعالیت ها، تنظیم روند کاری، تجزیه و تحلیل فرایندها کمک می کند. مدیریت فرایندها به مدیران سازمان کمک می کند تا روند کاری خود را به صورت بهینه، کارامد، مقرون به صرفه انجام دهند و در صورت نیاز به انجام تغییرات، به صورت روزانه آن ها را اعمال کنند. مدیریت فرایندها در طی چهار مرحله انجام می گیرد. مرحله اول طراحی فرایند می باشد که در این مرحله، شناسایی و درک فرایندهای موجود در سازمان و طراحی و تعریف وضعیت آینده و فرایندهای جدید انجام می گیرد. طراحی فرایند شامل مدلسازی و مستندسازی فرایندها، تعریف مراحل کار و هشدارها است. این طراحی باعث مدیریت و کنترل پردازش ها و عملیات شده و به درک بهتر مدیران از فعالیت های تجاری کسب و کار خود کمک می کنند. مرحله دوم، مدلسازی می باشد. در این مرحله فرایندهای تعریف شده از مرحله طراحی را برای شناسایی و تست در قالب آزمایشی، مدلسازی گرافیکی می کنند. این مرحله برای کنترل رفتار سیستم‌ها در دنیای واقعی انجام می گیرد. مرحله سوم، کنترل و نظارت بر فرایند است. دراین مرحله مدیریت سازمان نظارت کامل و مستمری روی عملیات در حال اجرا دارد. مدیر سازمان و کسب و کار با مقایسه نتایج هر مرحله از نظارت ها با یکدیگر، میزان پیشرفت و انحراف مشخص می کنند. مدیریت فرایند با تسریع این فرایندها باعث عملکرد بالای سازمان ها در تحلیل و عیب یابی و ارائه راهکارهای بهینه می شوند. مرحله چهارم و نهایی مدیریت فرایندها بهبود و بهینه سازی فرایندها می-باشد. از آنجا که مدیریت فرایندها BPM یک چرخه تکرارپذیر می باشد، و به صورت مستمر فرایندها را پایش و نظارت می کند، نتایج به دست آمده هربار مقایسه می شوند. در مرحله چهارم از BPM، در صورت وجود اشکال، مدیریت فرایند با سرعت زیاد ایرادات را اصلاح کرده و باعث بهبود و بهینه سازی فرایندها می شود.

استفاده از مدیریت فرایندها چه مزایایی دارد؟

استفاده از مدیریت فرایندها برای سازمان ها و کسب و کارها دارای مزیت های زیادی است که در ادامه به برخی از آن ها اشاره می کنیم.

کاهش هزینه و افزایش درامد :

مدیریت فرایندها BPM با جایگزین کردن روش های اتوماتیک انجام کارهای تکراری به جای روش های دستی، میزان وابستگی به نیروی انسانی و همچنین درصد خطا را کاهش می دهند. خودکار شدن فرایندها منجر به افزایش سرعت و کاهش هزینه های سازمان می شود. خودکارسازی انجام کارهای تکراری و به طور کل مدیریت فرایندها، میزان خطاها را کاهش داده و مشکلات موجود را نیز سریعا شناسایی کرده و برطرف می کند و باعث افزایش درامد می گردد.

افزایش رضایت مشتریان :

مدیریت فرایندها BPM با کاهش هزینه ها و افزایش درامد، با صرف زمان کم، موجب تولید محصولات و ارائه خدمات بهتر به مشتریان می شود. BPM همچنین کانال های ارتباطی مشتریان و سازمان ها را بهبود بخشیده و باعث تسهیل تعامل بین این می گردد. این موارد افزایش رضایت مشتریان را در بر دارد.

پذیرش و شفافیت :

مدیریت فرایندها باعث هماهنگی سازمان و قوانین صنعتی شده و باعث تغییر در ساختار فرایندها نیز می شود. با استفاده از مدیریت فرایندها نتایج را نیز می توان رهگیری کرد.

آنچه خواهید آموخت

سرفصل های دوره مدیریت فرآیند به اختصار به شرح زیر می باشد :

• معرفي و ضرورت مديريت فرآيندها
• چگونگي شناسايي فرآيندها در سازمانها
• تشريح مدل هاي مديريت فرآيندها
• تهيه شناسنامه فرآيندها
• بررسي و اجراي فرآيندها به صورت كارگاهي
• تحليل فرآيندها به صورت كارگاهي
• تشريح بازمهندسي فرآيندها BPR